Электронные транспортные накладные в Saby: подключение ЭТрН для перевозчиков, отправителей и получателей

С 1 сентября 2026 года перевозочные документы оформляются в электронном виде через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД. Новые правила затрагивают перевозчиков, экспедиторов, грузоотправителей и грузополучателей.

Чтобы работать по новым требованиям, компании нужен сервис оператора информационной системы ЭПД, электронные подписи и настроенный процесс обмена между всеми участниками перевозки.

«Рохика» — партнёр СБИС в Рязани. Мы подключаем электронные транспортные накладные в Saby, помогаем настроить организацию и пользователей, проверить подписи и провести первый документ.

Что такое электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная, или ЭТрН, — цифровой юридически значимый документ, который сопровождает перевозку груза. Она заменяет бумажную транспортную накладную и передается через оператора в ГИС ЭПД.

Все участники работают с одной накладной и последовательно заполняют и подписывают свои части:

1. Грузоотправитель создаёт ЭТрН, указывает сведения о грузе, перевозке и сторонах, затем подписывает документ.
2. Перевозчик принимает груз. Водитель или диспетчер подтверждает получение электронной подписью.
3. Грузополучатель проверяет доставку, фиксирует полную или частичную приёмку и подписывает свою часть.
4. Перевозчик подтверждает передачу груза получателю и завершает оформление.

После завершения перевозки накладная автоматически сохраняется в электронном архиве. Отправителю не нужно ждать возвращения бумажного оригинала, сканировать его и вручную передавать в бухгалтерию.

Кому необходимо работать с ЭТрН

Подключение требуется участникам коммерческих грузоперевозок, которые оформляют транспортные документы:

• компаниям и ИП, отправляющим товары через стороннего перевозчика;
• транспортным компаниям и индивидуальным перевозчикам;
• организациям, принимающим доставленные грузы;
• экспедиторам и логистическим операторам;
• торговым, производственным и складским предприятиям;
• компаниям, оформляющим заказы или заявки на автомобильную перевозку.

Законодательством предусмотрены отдельные исключения, в том числе для некоторых международных, специальных и личных перевозок. Если вы не уверены, требуется ли ЭТрН в вашем случае, перед подключением нужно разобрать фактическую схему доставки и роли участников.

Как работать с ЭТрН в Saby

Saby позволяет оформлять перевозочные документы в личном кабинете, мобильном приложении и учётной системе. Участники видят актуальный статус накладной и выполняют действия по мере движения груза.

Создание документа

Грузоотправитель заполняет сведения о сторонах, водителе, автомобиле, маршруте и грузе. Для повторяющихся перевозок можно использовать шаблоны, копировать предыдущие документы или создавать ЭТрН на основании заказа-заявки.

Подписание в дороге

Водитель получает документ в мобильном приложении. Он может подтвердить получение и передачу груза с телефона, не возвращаясь в офис за бумажными документами.

Приёмка груза

Грузополучатель находит нужную накладную, проверяет поставку и подписывает приёмку. При расхождениях можно зафиксировать частичное получение и приложить подтверждающие материалы.

Проверка в дороге

Для предъявления документов инспектору водитель формирует QR-код. Сведения проверяются через ГИС ЭПД без бумажного оригинала.

Завершение и хранение

После заключительной подписи документ получает завершённый статус и остаётся в электронном архиве. Его можно быстро найти по участнику, рейсу или другим реквизитам.

Что можно оформить в Saby

Кроме стандартной электронной транспортной накладной, в сервисе предусмотрена работа с другими перевозочными документами и событиями:

• заказами и заявками на перевозку;
• электронными путевыми листами;
• сопроводительными документами;
• переадресовкой груза;
• заменой автомобиля или водителя;
• частичной приёмкой;
• изменением и согласованием стоимости перевозки;
• перевозками с экспедитором и другими участниками.

К документам можно прикладывать файлы и фотографии, оставлять комментарии и сохранять историю действий участников.

Преимущества электронных транспортных накладных

Документы не теряются

Не нужно передавать бумажные оригиналы между водителем, получателем и бухгалтерией. Завершённые документы хранятся в электронном архиве.

Участники быстрее получают информацию

Отправитель, перевозчик и получатель видят изменения и текущий статус документа без звонков и пересылки сканов.

Меньше ручного заполнения

Шаблоны и создание ЭТрН на основании заявки сокращают повторный ввод одних и тех же сведений.

Работа с контрагентами других операторов

Saby поддерживает роуминг электронных транспортных накладных. Контрагент может работать в другой информационной системе ЭПД.

Интеграция с 1С

Для популярных конфигураций 1С доступны готовые решения. Для других учётных систем предусмотрена интеграция через API. Возможность и объём настройки зависят от конфигурации и версии используемой программы.

Что потребуется для подключения

До начала работы нужно определить участников процесса и подготовить учётные записи:

• зарегистрировать организацию в Saby;
• добавить сотрудников и назначить права доступа;
• определить, кто создаёт и подписывает документы;
• проверить электронные подписи и полномочия;
• добавить данные водителей и транспортных средств;
• при необходимости настроить роуминг с контрагентами;
• подключить мобильные рабочие места;
• при необходимости настроить обмен с 1С или другой системой.

Перед началом реальных перевозок рекомендуется провести тестовый документ и проверить весь путь ЭТрН от грузоотправителя до грузополучателя.

Как проходит подключение через «Рохику»

1. Разбираем схему перевозок. Определяем роль компании, состав участников и ответственных сотрудников.
2. Подключаем организацию. Настраиваем карточку компании, пользователей и доступ к разделу ЭТрН.
3. Проверяем подписи. Определяем, кто и каким способом будет подписывать документы.
4. Настраиваем рабочие места. Подключаем личный кабинет, мобильное приложение и при необходимости учётную систему.
5. Проводим тестовую перевозку. Проверяем создание, передачу, приёмку и завершение ЭТрН.
6. Показываем работу сотрудникам. Объясняем, как найти, подписать и завершить документ, а также что делать при изменении маршрута, водителя или состава груза.

Тариф на электронные транспортные накладные

Частые вопросы об ЭТрН

Электронная транспортная накладная уже обязательна?

Да. Обязательный электронный формат перевозочных документов действует с 1 сентября 2026 года. Период без штрафов до 1 марта 2027 года предназначен для адаптации и не отменяет требование.

Если контрагент работает не в Saby, обмен возможен?

Да. ЭТрН передаются через роуминг между операторами информационных систем электронных перевозочных документов.

Нужна ли электронная подпись?

ЭТрН является юридически значимым документом, поэтому действия участников подтверждаются электронной подписью. Конкретный вид подписи и необходимые полномочия зависят от роли сотрудника и сценария перевозки.

Что покажет водитель инспектору?

В мобильном приложении можно сформировать QR-код для проверки перевозочных документов. Инспектор получает необходимые сведения из ГИС ЭПД без бумажного оригинала.

Что произойдёт, если пропадёт интернет?

При временной недоступности центральной системы сведения сохраняются на стороне оператора и передаются в ГИС ЭПД после восстановления связи. Перед запуском важно проверить мобильный сценарий и порядок действий водителя в нештатной ситуации.

Кто должен создать ЭТрН?

Обычно оформление начинает грузоотправитель, после чего свои части последовательно заполняют и подписывают перевозчик и грузополучатель. В отдельных сценариях состав участников и порядок действий могут отличаться.